Ymchwilio i bryderon yn eich gweithle

Yn ystod eich proses ymchwilio, ystyriwch a ddylid cyfeirio at asiantaethau eraill. Mae hyn yn cynnwys y canlynol:

• ein tîm addasrwydd i ymarfer
• timau diogelu lleol
• Arolygiaeth Gofal Cymru
• y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)
• yr Heddlu
• neu reoleiddwyr eraill.

Rydym wedi datblygu set o egwyddorion a allai helpu eich ymchwiliad lleol. Ni fydd yr egwyddorion hyn yn dweud wrthych sut i gynnal ymchwiliad, ond gellir eu hystyried ochr yn ochr â’ch polisïau a’ch gweithdrefnau eich hun. Daw’r egwyddorion hyn o arferion gorau asiantaethau eraill ac o’r hyn mae’r tîm addasrwydd i ymarfer wedi’i ddysgu.

1. Dilyn polisïau a gweithdrefnau eich sefydliad

Nodwch pa bolisïau, prosesau lleol a chanllawiau penodol a fydd yn cefnogi eich ymchwiliad.

2. Creu cynllun ymchwilio

Mae’n bwysig cael cynllun clir ar gyfer yr ymchwiliad i sicrhau bod yr holl ffeithiau allweddol yn cael eu hymchwilio ac mai dim ond gwybodaeth berthnasol sy’n cael ei chasglu.

3. Gweithredu mewn ffordd sy'n ystyried hawliau'r rhai sydd dan sylw

Mae’n bwysig cynnal ymchwiliad diduedd. Mae gan bawb yr hawl i gael eu trin yn deg, yn gyfartal ac yn gymesur. Nid oes lle i ymddygiad gwahaniaethol mewn gofal cymdeithasol.

Mae pobl yn cael eu hamddiffyn gan y gyfraith rhag gwahaniaethu os oes ganddynt nodweddion warchodedig o dan y Ddeddf Cydraddoldeb. Bydd deall eich cyfrifoldebau cyfreithiol yn eich helpu i gynnal ymchwiliad heb wahaniaethu.

Ystyriwch a allai rhagfarn (anymwybodol neu ymwybodol) neu wahaniaethu fod wedi bod yn ffactor mewn digwyddiad, pryder, ymchwiliad neu broses ddisgyblu; a chymerwch gamau i fynd i’r afael â hyn.

4. Defnyddio dull sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn

Mae ymagwedd sy’n canolbwyntio ar yr unigolyn yn golygu rhoi teuluoedd, y cyhoedd a phobl sy’n defnyddio gofal a chymorth wrth wraidd yr hyn a wnewch. Bydd yn sicrhau bod pawb yn cael eu trin â pharch ac urddas. Mae’n golygu gwrando ar yr hyn y mae pobl yn ei ddweud wrthych am eu profiadau er mwyn deall beth allai eu pryderon am weithwyr gofal cymdeithasol proffesiynol fod, fel eich bod mewn gwell sefyllfa i weithredu ar y pryderon hynny.

Mae’n bwysig cefnogi pawb sydd dan sylw fel eu bod yn teimlo’n hyderus i gymryd rhan yn yr ymchwiliad, ac i roi cofnod agored a gonest o’r hyn a ddigwyddodd. Gall hyn gynnwys cyfeirio at wasanaethau eiriolaeth yn eich ardal.

5. Gweithredu’n gyflym ac yn agored

Dechreuwch eich ymchwiliad cyn gynted â phosibl. Bydd hyn yn lleihau unrhyw oedi o ran cymryd camau gweithredu, a gellir casglu tystiolaeth tra mae’r wybodaeth yn dal yn ddiweddar.

Drwy gydol y broses, mae’n bwysig cyfathrebu’n agored ac yn onest â’r rhai sydd dan sylw, gan rannu gwybodaeth lle bo’n briodol.

6. Cadw cofnodion o'r holl dystiolaeth a phenderfyniadau

Dylai'r sawl sy'n ymchwilio gael yr holl wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer yr achos, o fewn rheswm. Dylai pob ymchwiliad fod yn seiliedig ar dystiolaeth, yn hytrach na straeon neu bethau y gallem fod wedi’u clywed gan eraill (a elwir weithiau yn ‘dystiolaeth achlust’). Bydd tystiolaeth sydd wedi'i dogfennu a'i dyddio’n gywir yn cefnogi unrhyw benderfyniadau a wneir. Mae’r math hwn o dystiolaeth yn ddefnyddiol os gwneir atgyfeiriad i’r tîm addasrwydd i ymarfer neu asiantaethau eraill.

Os oes angen rhagor o wybodaeth neu gyngor arnoch ynghylch cynnal ymchwiliad, mae ACAS, y Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu, yn darparu gwybodaeth am ymchwiliadau yn y gwaith. Mae'r wybodaeth hon yn amlinellu'r camau y dylai cyflogwr ei gymryd i ymchwilio i unrhyw faterion disgyblu neu gwynion yn y gwaith. Gellir defnyddio’r wybodaeth hon ochr yn ochr â'ch polisïau eich hun.

Mae ACAS hefyd wedi cynhyrchu canllaw manwl ar gynnal ymchwiliadau yn y gweithle.

Os oes pryderon ynghylch staff asiantaeth, dylai'r lleoliad gynnal ymchwiliad yn yr un modd ag y byddai’n gwneud hynny ar gyfer aelod o staff y mae'n ei gyflogi'n uniongyrchol. Mae hyn yn cynnwys unrhyw atgyfeiriadau at asiantaethau eraill.

Os bydd aelod o staff asiantaeth yn gadael eich lleoliad heb ymchwiliad, ni fydd y risg wedi cael sylw priodol. Efallai y bydd yn dechrau gweithio mewn sefydliad gofal cymdeithasol arall a gall barhau i fod yn risg i ddefnyddwyr gofal a chymorth sy’n agored i niwed.

Mae rhannu gwybodaeth gyda’r asiantaeth (gan gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data perthnasol) yn golygu y gallwch weithio gyda’ch gilydd i ymateb i’r pryderon yn effeithiol. Gallai hyn gynnwys cefnogi'r aelod o staff i fynd i'r afael ag unrhyw bryderon neu ei atgyfeirio atom.

Os bydd gweithiwr yn gadael eich cyflogaeth yn ystod ymchwiliad, ystyriwch a allai beri risg i bobl sy'n defnyddio gwasanaethau mewn sefydliad newydd. Os ydych chi’n meddwl y bydd yn peri risg, ystyriwch atgyfeirio hyn atom ni.

Lle bynnag y bo modd, dylech barhau â'ch ymchwiliad a'i gwblhau, er mwyn do di gasgliad. O ganlyniad i hyn, bydd tystiolaeth ar gael i ni os ceir atgyfeiriad.

Ar ddiwedd eich ymchwiliad, os nad ydych yn siŵr a ddylech wneud atgyfeiriad i’r tîm addasrwydd i ymarfer, anfonwch e-bost at ftp@gofalcymdeithasol.cymru a byddwn yn gallu trafod eich achos â chi.

I gael rhagor o wybodaeth am yr achosion rydym yn ymchwilio iddynt, ewch i'n tudalennau ar sut rydym yn delio â phryderon.